Si es dueño de una página web, sabe bien que debe agregarle contenido nuevo de forma constante para mantenerla actualizada, y si aprende cómo publicar un documento desde Google Docs, podrá compartir todos los documentos que le parezcan importantes o relevantes con la temática de su página web o blog que se encuentren en Google Drive, y aunque seguro pueda pensar que este es un proceso complicado, y que seguro le puede llevar mucho tiempo, todo lo contrario, no toma tanto tiempo, y se le explicara de tal forma de que sea fácil de entender.

Cómo publicar un documento desde Google Docs

  1. Necesita entrar en Google Drive, y luego debe abrir el documento que desea publicar
  2. Dentro del documento, debe hacer clic en la opción Compartir, la encontrara en la esquina superior derecha, debe entrar en donde dice “Quien tiene acceso”, y dentro de esta sección debe marcar la opción “Público en la web”
  3. Ahora regrese al documento, pero esta vez hará clic en Archivo, y en el menú que se abra hará clic en la opción Publicar en la web
  1. Proceda a seleccionar las hojas que desea publicar, y después debe hacer clic en donde dice Iniciar la publicación, asegúrese que la opción “Volver a publicar automáticamente cuando se hagan cambios”, se encuentre marcada, esta opción hará que la publicación en su página web se actualice cuando usted realice cambios
  1. En la misma ventana, más abajo se encuentra una sección llamada Obtener enlace a los datos públicos, en la primera opción de esta sección encontrara un menú desplegable, debe colocar la opción Código HTML para insertar en una página, en ese momento le aparecerá un código abajo, el cual debe copiar y luego ir a pegar en su página web o blog, si tiene conocimientos de HTML, puede modificar algunos detalles mínimos en el código que se le presenten, tales como el ancho o el alto.

Después de esta explicación, puede comprobar que es un procedimiento muy sencillo, y realmente podrá hacer muy rápido, además ahora que sabe cómo publicar un documento desde Google Docs, seguro mantendrá su página web o blog, mucho más activo y actualizado, y hoy en día eso es algo muy importante, porque muchas personas se encuentran haciendo negocios a través de sus páginas web.

Una cantidad importante de usuarios se pueden encontrar interesados en aprender cómo enviar documentos en Google Docs, porque esta acción puede ser muy útil cuando se necesita enviar un archivo que supera el límite que tiene Gmail para los archivos adjuntos, o también para trabajar en equipo con otros usuarios, es decir, al tener un documento en Google Docs, otros usuarios a los que se lo envíe pueden tener acceso a él, tanto para verlo como para editarlo, aunque debe saber que, todo esto se realiza a través de Google Drive.

Cómo enviar documentos en Google Docs

  1. Necesita ingresar en su cuenta de Gmail, y luego hacer clic en Redactar, o si debe responder un correo con este documento, puede directamente abrir ese correo que debe responder
  1. Ahora debe hacer clic en donde se encuentre el símbolo de Google Drive, en ese momento le aparecerán los archivos que tengan guardados, solo seleccione los archivos que quiere adjuntar
  1. En ese momento, debe ir hacia la parte inferior de la página, porque le aparecerán las formas que tiene para enviar los archivos que previamente selecciono. La primera opción es como un Enlace (es la que se recomienda usar), con esta primera opción puede enviar cualquier archivo que se encuentre en Google Drive. La segunda opción es como Adjunto, esta opción solo funcionará con archivos que no hayan sido creados como hojas de cálculos, presentaciones, formularios de Google, o documentos
  2. Finalmente debe hacer clic en Insertar, para que los archivos sean añadidos a su mensaje.

Debe tener en cuenta un detalle muy importante, en el momento en el que adjunta un archivo de Google Drive a uno de sus mensajes, Gmail debe comprobar que todos los destinatarios tengan acceso al archivo, porque la idea es que todos los usuarios puedan acceder a cualquier archivo que envíe por este método, si por alguna razón los destinatarios no tienen acceso al archivo, entonces usted debe cambiar las opciones para compartir el archivos antes de enviarlo.

Las opciones para compartir los archivos son las siguientes: compartir con cualquiera que tenga el enlace o compartir únicamente con los destinatarios del correo. Solo debe seleccionar la que mejor le parezca.

Una vez tenga claro cómo enviar documentos en Google Docs, podrá comenzar a aprovechar las ventajas de usar este método.

Si ya tiene una gran cantidad de documentos en su cuenta de Google Drive, y tiene algunos que quizás le puedan ser de ayuda a otros usuarios, necesita aprender cómo compartir documentos con Google Docs, además si decide compartir documentos con otros usuarios puede tener varias oportunidades muy interesantes, porque puede encontrar usuarios que le añadan información a sus trabajos o investigaciones, o que les hagan correcciones que le ayuden a avanzar, o puede dar solo permisos de lecturas para que otros lean sus trabajos.

Antes de aprender a compartir documentos con Google Docs, primero debe conocer los tipos de permisos que tiene disponible. Estos permisos son los siguientes:

  • Colaboradores. Al otorgar este permiso, los usuarios tendrán la posibilidad de editar los documentos, hojas de cálculos, y presentaciones, además si el dueño del archivo les da permiso, pueden invitar a lectores e incluso a otros colaboradores, y si lo ve necesario, puede suprimirlos, adicionalmente pueden descargar una versión del archivo a su ordenador.
  • Lectores. A los usuarios que les otorgue este permiso, solamente podrán ver la versión más reciente del archivo, bien sea un documento, hoja de cálculo o una presentación, pero no pueden realizar ninguna modificación al mismo. Estos usuarios tendrán la posibilidad de descargar una copia del archivo a su ordenador.
  • Propietarios. Este es el permiso con más amplitud, porque el usuario tiene el poder de editar y borrar cualquier tipo de documento, también puede realizar invitaciones a colaboradores y lectores, además le puede eliminar la autorización de acceso tanto a los colaboradores como a los lectores.

Cómo compartir documentos con Google Docs

Cuenta con dos formas para compartir documentos, lo primero que debe hacer es ambos casos es entrar a Google Drive, luego de entrar a Google Drive, puede seguir cualquiera de las dos formas que se le explicaran, escoja la que le parezca más cómoda.

La primera forma es desde la lista de documentos, para compartir documentos con esta forma debe hacer lo siguiente:

  1. Cuando se encuentre en la lista de documentos, seleccione el archivo que desea compartir, y luego haga clic en la opción Compartir
  2. A continuación se le abrirá una ventana, en esta ventana debe escribir la dirección de correo electrónico de los usuarios con los que desea compartir este archivo, o puede seleccionar una lista de correos (en caso de que posea una para el caso específico)
  3. Ahora debe seleccionar el tipo de permiso que tendrán estos usuarios, en la lista de permisos desplegable puede seleccionar si quiere que sean lectores o colaboradores
  4. Luego puede agregar un mensaje explicando la razón por la cual desea compartir este archivo, y finalmente haga clic en Enviar invitación.

La segunda forma es directamente desde los archivos, en este caso debe seguir los siguientes pasos:

  1. Entre en el archivo que desea compartir, ubique la opción Compartir, y luego presione en donde dice Compartir con otros usuarios
  1. Ahora debe otorgar el permiso que tendrán estos usuarios, solo seleccione si quiere que sea como lectores o colaboradores
  1. Proceda escribiendo la dirección de correo electrónico de los usuarios, o la lista de correos si tiene alguna que agregar
  2. De forma opcional, puede agregarle un mensaje y después seleccionar Enviar, de esta forma recibirán una invitación, sino desea enviar esta invitación, solo añada a los usuarios, estos podrán acceder al archivo en la lista de documentos pero no se le notificara por correo que puede hacerlo.

Debe tener en cuenta algunos detalles importantes, el primer detalle es que para las hojas de cálculo, el nombre de las primeras opciones es diferente, al ingresar en Compartir, deberá apretar donde dice Invitar usuarios, y los permisos que otorgara serán Para editar o Para ver, ya luego es lo mismo. El segundo detalle es que los archivos PDF solo pueden ser compartidos desde la lista de documentos.

No tendrá ningún inconveniente a la hora de aprender cómo compartir documentos con Google Docs, y no cabe duda de que usted podrá sacarle mucho provecho a este conocimiento.

La compañía Google ofrece una gran variedad de servicios a sus usuarios, entre estos servicios podemos encontrar el procesador de texto Google Docs, una sencilla pero útil herramienta, de la cual muchos seguro han oído y seguro se encuentran interesados en aprender cómo Iniciar Sesión en Google Docs, algunos solo por simple curiosidad, otros porque piensan que esta herramienta puede llegar hacerles de mucha ayuda. Una ventaja de usar Google Docs es que los archivos pueden ser compartidos en red de una forma rápida y sencilla.

Si decide usar Google Docs, no solo tendrá la posibilidad de crear archivos de texto, sino que también podrán manejar hojas de cálculo y tendrán a su disposición un gestor de presentaciones, que le permitirá integrar presentaciones sin complicaciones, esto nos lleva a la gran ventaja que posee Google Docs, es decir, esta herramienta tiene la capacidad de soportar una gran cantidad de formatos, algunos de estos formatos son: DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, entre otros.

A la hora de utilizar Google Docs, encontrara una interfaz cómoda e intuitiva, este factor es muy importante para muchos usuarios, lo primero que vera al entrar en esta herramienta son todos sus documentos, luego puede escoger entre abrir un archivo ya existente, o crear un archivo nuevo, todo depende la necesidad que tenga en ese momento. Otra de las opciones que tiene es la de subir archivos, con esta opción puede guardar archivos que se encuentren en su equipo o en la web en Google Docs, todos estos archivos quedaran almacenados en su cuenta de Google Docs, esto le permitirá tener sus archivos importantes seguros en un mismo lugar.

Cómo Iniciar Sesión en Google Docs

Los usuarios interesados en usar Google Docs necesitan tener una cuenta Google, si no está muy seguro de poseer o no una cuenta Google, debe considerar que si ya tiene una cuenta de correo Gmail, entonces ya posee una cuenta Google, y con ella podrá acceder a Google Docs sin problema. Si ni siquiera posee una cuenta de correo Gmail, en las instrucciones que se le presentaran a continuación encontrara una forma para crear su propia cuenta.

  1. Necesita ir al siguiente enlace: http://docs.google.com
  2. Cuando entre en el enlace antes presentado, será enviado a una página donde deberá ingresar los datos de su cuenta Google, es decir, correo electrónico y contraseña. En esta misma página encontrará una opción llamada Crear cuenta, puede presionar esa opción si no tiene una cuenta de Google, al presionar esa opción solo debe seguir las instrucciones que se le presenten para crear su cuenta
  3. Luego de ingresar los datos antes mencionado, debe presionar en el botón que está justo debajo llamado Iniciar sesión o Acceder, al hacerlo accederá a Google Docs.

Es muy fácil Iniciar Sesión en Google Docs, realmente no encontrará ningún obstáculo para hacerlo. Google Docs es una herramienta que vale la pena probar, muchos usuarios han quedado satisfechos con todo lo que tiene para ofrecer.